Навіть найкраща програма заходу не гарантує, що гості запам’ятають подію. Людина може прослухати всі доповіді, відвідати кілька стендів і вже наступного дня майже нічого не згадати. Причина проста – вона була лише спостерігачем.
Сьогодні успішні заходи будуються за іншим принципом. Гість має не просто бути присутнім, а взаємодіяти з подією: самостійно проходити реєстрацію, знайомитися з іншими учасниками, ставити питання спікерам, голосувати, ділитися власним контентом, брати участь у конкурсах. Чим більше таких точок взаємодії, тим сильніше людина відчуває себе частиною того, що відбувається.
Саме для цього організатори дедалі частіше використовують спеціалізовані цифрові сервіси. Вони не змінюють сам формат заходу, але роблять його значно більш живим та інтерактивним.
Перші хвилини на локації: реєстрація без черг
Знайомство з подією починається ще біля входу. Якщо учасник одразу потрапляє в довгу чергу, його настрій навряд чи покращиться. Натомість швидка автоматизована реєстрація дозволяє розпочати день зовсім по-іншому.
Стійки самообслуговування дають можливість гостю самостійно відсканувати QR-квиток, після чого система за кілька секунд друкує персональний бейдж або стікер. Людині не потрібно чекати адміністратора чи шукати себе у списках.
Здавалося б, це лише невелика дія. Проте саме вона формує відчуття, що учасник уже взаємодіє із заходом, а не просто стоїть у черзі.
Звичайно, на локації варто залишити кількох волонтерів для допомоги у нестандартних ситуаціях, але практика показує, що більшість гостей без проблем проходять процедуру самостійно.
Популярні рішення: RegToEVENT, Cvent OnArrival, Choice Registration та інші системи автоматизованого check-in. Основна різниця між ними полягає у вартості, масштабі впровадження та рівні інтеграції з іншими сервісами.
Мобільний застосунок – центр усієї події
Сучасний мобільний застосунок вже давно перестав бути лише електронною програмою заходу. Сьогодні він об’єднує практично всі сервіси, якими користується учасник протягом дня.
Через застосунок можна переглянути актуальний розклад, отримати повідомлення про зміни, знайти потрібну залу або стенд партнера, поставити запитання спікеру, оцінити його виступ, домовитися про зустріч з іншим учасником чи знайти потенційного бізнес-партнера.
Для організатора це ще й можливість підтримувати постійний контакт із гостями без додаткових оголошень зі сцени.
Серед найвідоміших платформ можна виділити RegToEVENT, AppForEvent, Accelevents, Bizzabo та Cvent. Усі вони реалізують схожу концепцію, хоча міжнародні рішення традиційно більше орієнтовані на масштабні конференції, тоді як локальні сервіси пропонують простіше впровадження та доступнішу вартість.
Соціальна стіна: коли контент створюють самі учасники
Одним із найефективніших способів підвищити активність аудиторії залишається Social Wall.
Принцип роботи досить простий. Учасники публікують фотографії або повідомлення із офіційним хештегом заходу, після чого ці матеріали автоматично з’являються на великому екрані. Якщо ж організатор не хоче використовувати соціальні мережі, достатньо розмістити QR-код, через який кожен охочий зможе залишити повідомлення безпосередньо на стіні.
Для гостей це можливість буквально стати частиною події та побачити себе на великому екрані. Для організаторів – додаткові згадки бренду заходу в соціальних мережах та органічне охоплення без додаткових рекламних витрат.
Найчастіше для цього використовують Walls.io, Taggbox, OnAIRboard, EventSocialWall, OnAirWall та RegToEVENT. При цьому Walls.io і Taggbox пропонують найширші можливості модерації, тоді як RegToEVENT інтегрує соціальну стіну з іншими функціями платформи, зокрема голосуваннями та застосунком заходу.
Голосування, які повертають увагу аудиторії
Після кількох годин виступів концентрація слухачів природно знижується. Один із найкращих способів повернути увагу – запропонувати аудиторії висловити власну думку.
Сучасні системи голосування дозволяють буквально за хвилину провести опитування серед усіх присутніх. Достатньо вивести QR-код на екран або запропонувати перейти за посиланням, після чого результати одразу відображаються у вигляді графіків чи діаграм.
Подібні інтерактиви особливо ефективні під час панельних дискусій, презентацій нових продуктів або голосування за найкращі ідеї.
Найвідомішими сервісами залишаються Slido, Mentimeter та Wooclap. Якщо ж необхідно інтегрувати голосування безпосередньо в екосистему заходу, можна використовувати RegToEVENT, де результати легко демонструвати на соціальній стіні чи в мобільному застосунку.
Смарт-стенди: сучасна альтернатива друкованим матеріалам
Більшість паперових буклетів після конференції так і залишаються в пакетах учасників або потрапляють до смітника.
Натомість дедалі більше компаній переходять до цифрових смарт-стендів.
По суті це окрема веб-сторінка з інформацією про компанію, контактами, презентаціями, каталогами продукції чи спеціальними пропозиціями. Відкрити її можна за допомогою QR-коду на виставковому стенді, бейджі співробітника або навіть на рекламній продукції.
Такий підхід дозволяє учаснику забрати всю необхідну інформацію із собою, а компанії – отримати значно більше контактів потенційних клієнтів.
Серед популярних сервісів можна виділити Swapcard, Eventleaf, Qleik та RegToEVENT. Якщо більшість платформ створюють цифровий стенд лише в межах конкретного заходу, то RegToEVENT дозволяє використовувати створений профіль і після завершення події як універсальну цифрову візитівку компанії.
Розіграш подарунків без паперових барабанів
Практично кожен великий захід завершується врученням призів. Але класичний барабан із візитками поступово відходить у минуле.
Сучасні онлайн-рандомайзери автоматично визначають переможця із цифрового списку учасників, а весь процес можна транслювати на великому екрані. Деякі сервіси також дозволяють одразу визначити резервного переможця, якщо основний уже залишив локацію.
Подібний підхід економить час організаторів, виключає людський фактор і робить процедуру максимально прозорою для всіх присутніх.
Найпоширеніші сервіси – RandomPicker, Wheel of Names та AppSorteos. Якщо ж реєстрація гостей уже здійснювалася через RegToEVENT, додатково імпортувати списки не потрібно – система використовує базу зареєстрованих або навіть тих учасників, які взаємодіяли зі смарт-стендами.
Висновок
Успішний захід складається не лише з гарної сцени, професійних спікерів чи продуманого таймінгу. Не менш важливо створити середовище, у якому гості постійно взаємодіють із подією.
Самостійна реєстрація, мобільний застосунок, цифровий нетворкінг, соціальна стіна, голосування, смарт-стенди та інтерактивні розіграші – це окремі елементи одного сценарію, який допомагає перетворити відвідувачів на активних учасників.
Саме такі заходи люди запам’ятовують, рекомендують колегам і з більшою ймовірністю відвідують знову. Тому сьогодні інструменти залучення – це вже не додаткова опція, а невід’ємна складова сучасної організації подій.
